紙媒体は毎日事前に実績記録票を揃える必要があり、その辺りを改善したい
職員が18時の勤務時間を過ぎてから明日の準備に取り掛かっていました。
利用希望票だったり活動内容の報告を揃えて、実績記録票に挟まなきゃいけないし、紙に書いてある内容も確認しなきゃいけないなど、様々な作業がありました。
紙媒体だとどうしても時間が掛かっていたので、そういうところから業務改善が出来たらと思っていました。
HUGにしたことで、今はみんなが同時に見られるし、あらかじめ下書き保存できるので情報共有という部分で良かったと思います。
空いた時間は支援活動の準備に充てて支援の質を向上
午前中は準備として、来所する子どもたちの書類を出力して揃えておくとか、活動以外の療育のための事務的な準備時間が結構かかっていいました。今はその時間を有効活用できるようになり、助かっています。
支援に当たるスケジュール作りや支援活動の準備に充てることが出来るようになってきたので、お子さんへの支援の質の向上という部分に繋がってるんじゃないかなと思うんです。
もう昔には戻れない
請求はExcelで管理していたのですが、入力する時点で間違っていたこともありますし、実績記録票とExcelの数字が合っていなくて、どちらが正しいかというやり取りもありました。
送迎がないことになってるけど、あるのでは？などと細かいことですが、確認する作業が多くありました。
実績記録票は必ず各事業所の担当者に出してもらってたんですが、実績記録票を預かってから国保連のシステムを使って改めて入力する作業があったんです。その中で実績記録票のサインを保護者からもらっていないから揃わないなど、2日間くらい入力にかかっていましたね。もう昔には戻れない。嫌ですね（笑）
