導入事例

ーーーHUG導入のきっかけを教えてください。
業務改善の最優先事項として、予約システムを取り入れて効率化を図ることを検討していました。
これまでは保護者様にFAXで予約していただき、そこから締日までの分を確認して人数を振り分けるという作業を行っていました。
ですがその方法だと、定員をオーバーしてしまった際に漏れてしまった方へキャンセルのお願いをしたり、後からパソコンに結果をデータとして残したりと、各拠点のスタッフに発生する作業量が多く、負担が過重になっていたのです。

予約管理をシステム化して保護者様に直接ネットで予約やキャンセルをしてもらえば、手作業の業務を減らせるのではないか？少しでも今の業務を何とか改善できないか？と考えていたことが、HUGを検討するきっかけになりました。

ーーー実際に導入してみていかがでしたか？
予約管理がネット上で行えて、結果もデータとして蓄積されていくので、手入力の作業がかなり改善されました。
もともと何年か前に1度だけ見学に行かせてもらい、HUGシステムを拝見させてもらったことがありましたが、そのときはまだウチが取り入れている顧客システムとうまく連携することができなかったんです。

ですが今回あらためて説明を伺ったら、そこの問題点がクリアできただけでなく多機能に進化していて「この価格で使えるなんてすごすぎる！」と驚きました。
当時お話を聞いたスタッフも「HUGは昔とだいぶ変わったね」と。
「予約システムをどうにかしなくちゃ！」ということばかり考えていたのですが、HUGを導入すればさまざまな業務が完結できるのではないかと思い、「これはもう導入するしかない」と決めました。

早く就労移行支援などでも使えるようになってくれると嬉しいです。

ーーー具体的にはどのような作業が改善されましたか？
これまでは手作業で書類を作成していたため、月末にダブルチェックしなければならない書類が山積みでした。
利用者様の予約が確定したら、あらかじめ現場でデータをもとにサービス提供記録を作成し、その都度印鑑をもらって管理していて、利用料や実費の材料費などが発生した分は後からまとめて修正を行っていました。
それを月末に管理部へ持ってきてくれるので、私たちがダブルチェックをして最後に送信するという流れです。

現場ごとにダブルチェックしなければいけない項目が多いうえに、放課後等デイサービスだけでも3施設あるので、それはもう膨大かつ大変な作業でした。
今は現場のスタッフがHUGへ入力をしてくれたものを管理部がHUG上でチェックを行うので、印刷した紙を直接こちらへ持ってくることも無くなりましたし、ダブルチェックの作業も楽になりました。

ーーー他にも導入してよかったと感じる部分はありますか？
利用者様の受給者証といった個人情報を一元管理できるところが気に入っています。
当施設には放課後等デイサービスが3施設あり、複数の施設を利用されている利用者様も多くいらっしゃいます。
これまではそれぞれの施設で情報を管理していたため、あまり共有が出来ていませんでした。

ですが、HUGを導入してからはすべての情報が統一され、一度リンクしておけばどの施設からでも見られるようになったので非常にありがたいです。
予約の人数調整もしやすくなったり、手作業だった業務が減らせて効率化したりと、現場のスタッフも喜んでいます。

ーーー最後にHUGへのご要望などありましたらお聞かせください。
当施設が担当制なので利用者様と支援員の紐づけができるようになればこれまで以上に便利になります。
今は、どの利用者様に対してどの支援員が付くのか、という情報を別で管理しているので、HUG内でグループ分けができる機能があれば嬉しいです。

また、保護者様と連絡を取る際にこちらからもアプローチできるようになるといいですね。
現状は保護者様側からの連絡がないとこちらからメールを送れない仕様なので、外部メールを利用しています。
手軽にメッセージを送れて、なおかつ受信を通知してくれる機能もあれば安心して利用できると思います。

あとは検索機能の簡略化や、予約確定後に空きが出た際の空カレンダーを利用した追加予約機能もあるといいな、と感じていて、その辺りがすべて改善されたらHUGは本当に最強ですね！